Lorsque l’on est travailleur indépendant ou que l’on doit gérer des projets dans une startup, force est de mettre en exergue que l’on se doit d’être bien organisé. Et pour ce faire, il y a une myriade de tâches à accomplir qui comprennent aussi bien le champ des compétences que l’on propose que celles qui consistent à gérer sa facturation, sa comptabilité, son emploi du temps, etc. Et travailler en freelance ou lorsqu’on lance sa startup, on ne peut pas nécessairement se permettre de se payer la dernière suite Adobe, le pack Office ou un super ERP pour son activité. C’est qu’il faut alors s’orienter vers des outils gratuits et surtout efficaces qui peuvent vous aider au quotidien et vous faire gagner du temps … et de l’argent !
Il y a énormément d’outils mais nous avons voulu vous proposer une shortlist des applications et logiciels gratuits les plus performants.
Voici donc notre Top 10 des meilleurs outils à connaître et utiliser pour les freelance et startupers !
Asana ou Trello
Il existe bon nombre d’outils de gestions et de planification de tâches. Difficile de choisir parmi tous, le plus simple est sans doute d’en essayer un ou deux et de voir à l’usage lequel s’avère le plus pertinent ou en quoi son interface vous convient. Certains préfèreront l’interface de Trello en tableau ou au contraire l’UX d’Asana. Petit plus : pour l’un comme pour l’autre il est possible de créer un diagramme de Gantt afin d’avoir un rétroplanning d’un projet (Instagantt pour Asana et Ganttify ou Elegantt pour Trello)
The Gimp
Un outil complet, libre et gratuit qui représente une belle alternative à Photoshop. Léger et relativement simple, il s’avère très utile pour redimensionner des images, faire de la retouche photo. Le petit plus : il supporte les fichiers .psd utilisé par Photoshop !
Evernote
Plus qu’un simple outil de prise de notes synchonisable avec tous ses devices, on peut considérer Evernote comme une sorte d’énorme armoire à dossiers dans laquelle on peut stocker tous les types de documents et que l’on peut classer et retrouver facilement (fonctions recherche dans les pdfs y compris manuscrit, système de taggage, classement des notes, système de carnets). On apprécie ses sauvegardes automatiques sur le cloud et sa disponibilité multi-plateformes.
Canva
Lorsque l’on n’est pas un pro de logiciel comme Illustrator (ou que l’on n’a pas les moyens de se procurer une licence), Canva peut être très intéressant pour réaliser quelques créations graphiques, notamment pour faire des illustrations type flyers ou des visuels que l’on souhaite diffuser sur les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou Pinterest. Sa prise en main est facile et ses nombreux templates sont prêts à être éditer, vous permettant ainsi de faire de jolies réalisations rapidement et surtout gratuitement !
Slack
Pour garder le contact avec des confrères, des relations de travail ou des clients, il peut être intéressant d’envoyer un simple message comme un tchat à votre contact. Simplissime à utiliser, cela vous permet de gagner du temps et est souvent bien plus efficace que d’envoyer des emails longs comme le bras. Par exemple, une retouche à faire sur une créa graphique, vous l’envoyez instantanément à votre client qui vous répond en live. Bref, un bel outil de collaboration pour gagner en efficacité.
My AE
Service en ligne plutôt bien connu et apprécié par la communauté des freelances et startupers pour éditer des devis, factures et gérer sa comptabilité. En plus d’être un logiciel gratuit pour auto-entrepreneur et micro-entreprise, il distille de précieux conseils et bons plans.
Google documents
Qui ne connaît pas la suite bureautique de Google ? Si dans les entreprises traditionnelles le Pack Office fait encore foi, Google Documents saura remplacer au pied levé les Word, Excel et Powerpoint avec ses Docs, Sheets, Slides. Un must-have ! La preuve : cet article a été préalablement écrit sur Google Docs !
Hootsuite
Si les réseaux sociaux font partie de votre quotidien, soit parce que vous êtes Community Manager ou que ces leviers sont une grande partie de votre stratégie de communication pour votre entreprise ou pour mettre en avant votre activité, vous savez dès lors à quel point cette activité peut être chronophage et demande vite un peu d’organisation. Hootsuite permet de réunir en un seul et même lieu vos différents comptes et pages Facebook, Twitter, Linkedin, Google+, etc. afin que vous puissiez administrer et programmer à l’avance les messages que vous souhaitez diffuser. Très pratique notamment si vous êtes absent ou en congés quelques jours ! En programmant à l’avance, vous pouvez consacrer plus de temps pour le reste, être focus et gagner du temps. En parallèle, désactivez les notifications sur votre smartphone qui vous déconcentrent toutes les 10 min !
Petit bémol, la version gratuite ne vous donne pas accès à tout (forcément) et vous limite à 3 réseaux sociaux.
Mentions
Que disent vos clients de vous sur internet ? De votre entreprise ? De votre activité ? Dans la continuité de l’outil précédent, Mentions vous aide à monitorer votre e-Reputation pour identifier les différents points de discussion sur le web et être à même de pouvoir y répondre. Vous pouvez ainsi surveiller différents mots-clés liés à votre activité, votre nom mais aussi pourquoi pas celui des concurrents. Chose très importante, il est possible de gérer ce qu’on appelle le bruit, c’est à dire tous les signaux envoyés qui ne sont pas pertinents.
Thestocks.im
Lorsqu’on a besoin d’illustration, il n’est pas toujours évident de trouver des visuels à la fois libres de droit, jolis et originaux. Il existe plusieurs sites comme Unsplash et Pexels (de très belles images réalisées par des photographes), Visual Hunt (très grosse base de données et large choix) ou Pixabay (illustrations gratuites et images vectorisées) et ce site répertorie en un seul endroit tous ces outils. Pratique pour faire sa recherche de visuels !